Toda operação comercial começa o mês com um plano: quantos clientes serão atendidos, quanto de faturamento vai entrar e qual cobertura de positivação o time precisa alcançar.

O plano quase sempre existe. O que costuma falhar é o caminho entre o plano e a execução.

A diferença entre o que foi planejado e o que foi executado é o gap, e é nele que a meta se perde. Na maioria das operações, esse gap só fica visível no dia 28, quando já não dá mais tempo de agir.

Por que o gap entre planejado e executado é invisível

A maioria dos gestores acompanha resultado. Quando olha o faturamento acumulado, vê o que já aconteceu, mas não vê o que deveria ter acontecido até aquele ponto do mês.

O gap é a diferença entre esses dois números: o faturamento real e o faturamento esperado para aquela altura do mês. Ele cresce semana a semana, sem chamar atenção, até aparecer no fechamento.

Um exemplo: com uma meta de R$ 1 milhão no mês, o time deveria fechar a primeira semana com algo perto de R$ 250 mil. Se fechou com R$ 180 mil, o gap já é de R$ 70 mil. O relatório de faturamento mostra os R$ 180 mil, e os R$ 70 mil que faltam não aparecem em lugar nenhum. Em muitas operações o ritmo não é linear, porque o começo do mês costuma ser mais lento, e o esperado de cada semana precisa levar isso em conta.

Para enxergar o gap antes do dia 28, o gestor precisa comparar toda semana o planejado com o executado em três dimensões.

Cobertura planejada x cobertura realizada

Quantos clientes deveriam ter sido atendidos nesta semana? Quantos foram?

A cobertura é a primeira a cair e a que mais demora a aparecer no faturamento. Um cliente que não foi atendido hoje vira um pedido a menos daqui a uma ou duas semanas.

Faturamento esperado x faturamento realizado

Qual era o ritmo esperado para esta semana? O time está nesse ritmo?

Aqui a pergunta não é se a meta do mês vai bater. É se a semana entregou a parte dela, porque é semana a semana que o gap se acumula.

Positivação planejada x positivação realizada

Quantos clientes deveriam ter feito pedido? Quantos fizeram?

A positivação, ou seja, quantos clientes da carteira compraram no período, completa a leitura dos outros dois indicadores. Quando a cobertura está alta e a positivação está baixa, o time está visitando, mas a visita não está virando pedido.

O que fazer quando o gap aparece na semana 1

Com o gap visível na semana 1, o gestor ainda tem três semanas pela frente. As ações possíveis nesse momento são diferentes das medidas de emergência do dia 28, e funcionam melhor.

Redistribuir carteira

Se um vendedor está abaixo do ritmo, parte da carteira dele pode passar para outro que está acima. O cliente continua sendo atendido, e quem estava sobrecarregado consegue se concentrar no restante.

Reforçar abordagem

Se a cobertura está em dia e a conversão está baixa, o time está visitando o suficiente e o problema está na forma de abordar o cliente. Aumentar o número de visitas não resolve. O que ajuda é revisar com o vendedor como ele está conduzindo a conversa.

Priorizar clientes em risco

Clientes que saíram do fluxo de compra precisam de contato imediato, antes que resolvam a necessidade com o concorrente.

Ajustar mix

Ticket médio abaixo do esperado costuma indicar que o vendedor não está ofertando o mix completo. Nesse caso, existe faturamento disponível na carteira que não está sendo capturado.

A diferença entre o gestor que age na semana 1 e o que age no dia 28

O gestor que age na semana 1 tem opções: redistribuir carteira, reforçar abordagem, priorizar clientes em risco e ajustar mix.

O que só age no dia 28 fica com uma opção, a pressão: cobrança, desconto de emergência e reunião que não muda o resultado do mês.

O que separa os dois não é competência, é visibilidade. Um enxerga o gap enquanto ele ainda é um número da semana. O outro só vê quando o gap já virou resultado.

Como o Método goVendas torna o gap visível toda semana

O Método goVendas monitora o gap entre planejado e executado em tempo real, por vendedor, por cliente e por KPI.

Todos os dias, o Supervisor Digital analisa mais de 27 combinações de dados de cada cliente e envia notificações automáticas ao gestor quando encontra uma exceção, como:

• clientes que não foram atendidos conforme o planejado;
• clientes fora do fluxo de compra;
• atendimentos realizados sem pedido;
• vendedores com cobertura abaixo do esperado.

O Dashboard reúne esses indicadores num único painel, com o planejado x executado semana a semana para toda a operação.

Assim, o gestor não precisa sair procurando o gap. O sistema avisa quando ele aparece.

Planejado x executado costuma ser tratado como relatório de fechamento. Ele rende muito mais como acompanhamento semanal, que transforma o gap de meta em decisão em vez de surpresa.

Quem acompanha o gap toda semana não descobre o problema no dia 28. Age na terça-feira, quando ainda há tempo.

Veja como o Método goVendas monitora o gap entre planejado e executado em tempo real